Pengertian arsip elektronik

PENGERTIAN ARSIP ELEKTRONIK

Posted on

Pengertian arsip elektronik

Arsip Elektronik – Adalah definisi lain dari Elektronic Archive (e-Archive) yang artinya sistem atau tata cara mengumpulkan informasi, yang berbentuk dokumen yang direkam serta disimpan menggunakan teknologi komputer yang berupa dokumen elektronik (Document Management System/e-Documents). Tujuannya agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipakai kembali.

Pengertian Arsip Elektronik Menurut Para Ahli

  1. Pengertian arsip elektronik menurut Australian Archives adalah arsip yang dicipta atau dipelihara, sebagai bentuk transaksi,  aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan diantara sistem komputer.
  2. Pengertian arsip elektronik menurut NARA adalah arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, yang dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Arsip elektronik dinamakan juga dengan machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin). Elektronic records adalah suatu informasi dalam file serta media elektronik yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.
  3. Pengertian arsip elektronik menurut Sugiarto adalah sebuah arsip yang konsepnya masih sama dengan konsep arsip konvensional. Bila pada arsip berbasis elektronik memiliki kabinet virtual, yang di dalamnya berisi map virtual. Dan dalam map virtual itu berisi lembaran arsip yang sudah dikonvensi dalam bentuk file digital.
  4. Pengertian arsip elektronik atau sistem kearsipan menurut Priansa dkk adalah kombinasi serta penyusunan yang unik, dari unsur proses kearsipan yang didesain untuk mencari solusi atas masalah kearsipan hingga tujuan yang sudah ditetapkan bisa dicapai.
Baca Juga  Cara Melihat Password Wifi di Komputer

Manfaat Arsip Elektronik

Sukoco (2006:112) menyatakan terdapat beberapa sistem pengarsipan elektronik antara lain :

  1. Mudah ditemukan dan melakukan pengarsipan tidak harus meninggalkan meja kerja.
  2. Pengindekan yang sifatnya fleksibel serta mudah dimodifikasi, menurut prosedur yang telah dikembangkan nantinya akan menghemat biaya, tenaga dan juga waktu.
  3. Pencarian secara full text, kata kunci atau nama filenya dalam bentuk full text dokumen.
  4. Kemungkinan file hilangnya kecil.
  5. Menghemat tempat dan kemampuan 1 CD-RW dengan kapasitas 700MB bisa menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam format PDF) atau lebih kurang 700 lembar gambar (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG).
  6. Menjadikan arsip menjadi digital, sehingga resiko dokumen yang rusak atau kertasnya termakan waktu lebih kecil karena arsip tersimpan secara digital.
  7. Bisa berbagi arsip dengan mudah, karena bisa menggunakan jaringan LAN atau internet.
  8. Keamanannya lebih meningkat, karena mekanisme kontrolnya jelas dan tercantum pada buku pedoman pengarsipan secara elektronik.
  9. Mudah melakukan recovery data dengan cara memback up ke dalam media penyimpanan yang sifatnya kompetibel.

Komponen Arsip Elektronik

Sugiarto menyatakan terdapat tiga komponen dalam arsip elektronik yaitu :

Kabinet Virtual

Adalah database yang bentuknya meniru bentuk kabinet nyata yang digunakan dalam sistem kearsipan konvensional. Bedanya jika dalam kabinet nyata kemampuan menampung datanya terbatas, sedangkan dalam kabinet maya ini tak terbatas. Yang membatasinya adalah kemampuan fisik harddisc dalam menyimpan data digital tersebut. atribut pada kabinet virtual antara lain yaitu :

  • Kode kabinet, dengan fungsi untuk pencatatan kode kabinet sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan.
  • Nama kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat nama kabinet seperti Surat Masuk, Surat Keluar dan sebagainya.
  • Fungsi kabinet, yang berfungsi sebagai pencatat keterangan fungsi kabinet.
  • Lokasi, yang berfungsi sebagai pencatat lokasi kabinet.
Baca Juga  6 Cara Mengatasi Laptop Lemot

Map Virtual

Adalah database yang atributnya seperti map yang sesungguhnya, di dalam sistem kearsipan konvensional. Namun tak seperti pada map konvensional, map virtual memiliki kemampuan tak terbatas dalam menyimpan dokumen. Atribut map virtual antara lain yaitu :

  • Kode Map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan.
  • Nama map. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama map seperti contohnya bagian keuangan, bagian pemasaran dan lain sebagainya.
  • Lokasi map.
  • Keterangan dan lain sebagainya.

Lembaran Arsip

Lembaran arsip yang tersimpan dalam map virtual bisa berbentuk file dokumen atau gambar. File dokumen adalah file yang dibuat di microsoft word, excel, power point dan sebagainya. Dan file yang bentuknya gambar adalah hasil scanner atau import bitmap dari media yang lainnya. Atribut yang tercatat dalan database antara lain yaitu :

  • Kode arsip, mempunyai fungsi sebagai pencatat kode arsip sesuai dengan aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan
  • Nama arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat nama yang menunjukkan isi detail dari arsip yang disimpan
  • Mempunyai fungsi sebagai pencatat klasifikasi map seperti penawaran khusus, rahasia dan lain sebagainya.
  • Tanggal Arsip. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut dibuat
  • Tanggal diterima. Mempunyai fungsi sebagai pencatat tanggal arsip tersebut diterima
  • Mempunyai fungsi untuk mencatat pengirim arsip
  • Mempunyai fungsi sebagai pencatat bagian yang menerima arsip (tujuan arsip)
  • Mempunyai fungsi sebagai pencatat file arsip yang telah di scanner apabila ada.
  • Lokasi file. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi file di dalam hardisk
  • Lokasi fisik. Mempunyai fungsi sebagai pencatat lokasi hard copy arsip tersebut.

Demikianlah pengertian Arsip Elektronik yang disertai dengan manfaat serta komponennya secara lengkap. Semoga artikel ini bermanfaat bagi anda semua dan dapat menambah wawasan anda.

Baca Juga  Pengertian Teknologi Informasi dan Komunikasi

Leave a Reply